Dokumente richtig darstellen und versenden – so geht’s

Bei einer Bewerbung um einen Arbeitsplatz werden meist mehrere Dokumente verlangt. Es ist nicht immer einfach, alle Dokumente so zu präsentieren, dass sie für den Empfänger gut lesbar und übersichtlich sind. Doch gerade bei einer Bewerbung kann ein guter Eindruck und eine gute Präsentation der eigenen Dokumente ungemein wichtig sein. Wer Struktur in seine elektronische Bewerbungsmappe bringt, kommt bei so manchem Unternehmen besser an als jemand, der viele verschiedene Dokumente einzeln einschickt. Dies wird von den Stellenanbietern vielleicht nicht so offen kommuniziert, spielt aber zumindest eine untergeordnete Rolle. Im Mittelpunkt stehen für die Unternehmen natürlich immer noch die Qualifikationen, die ein Bewerber mitbringt.

Ergänzende Angaben strukturiert einreichen

Heutzutage ist es sehr häufig der Fall, dass man bei einer Bewerbung nicht gleich alle Unterlagen einreichen muss. Vielmehr verlangen die Arbeitgeber zunächst einen Lebenslauf und gegebenenfalls ein Anschreiben. Teilweise werden diese Angaben auch einfach in ein Online-Formular eingegeben, was es dem potenziellen Arbeitgeber einfach macht, die nötigen Daten zu erfassen und zu vergleichen. Bewerbungen, die nicht den Anforderungen der Stelle entsprechen, können so von den Personalabteilungen von vornherein aussortiert werden.

Wenn ein Unternehmen Interesse an einem geeigneten Bewerber zeigt, ist es an der Zeit, weitere essenzielle Informationen zu übermitteln. Dabei kann es sich um Nachweise über bestimmte Fähigkeiten wie Sprachkurse oder spezielle Zertifikate handeln, die für die neue Stelle relevant sein könnten. Ist ein solcher Nachweis auf einer DIN-A4-Seite gedruckt, ergibt dies auch bei einem Scan freilich eine Seite. Sobald aber mehrere Seiten eines Dokuments relevant sind, wird es mitunter etwas anspruchsvoller werden. Dann muss nach dem Scannen aus mehreren PDFs oder anderen Dateien mit Hilfe von Adobe und den entsprechenden Programmen ein mehrseitiges Dokument erstellt werden. Mit Acrobat oder auch Photoshop ist dies jedoch kein großes Problem.

Damit dieses mehrseitige PDF-Dokument am Ende auch perfekt aussieht, muss nur noch die richtige Reihenfolge der Dateien festgelegt werden. Dies geschieht, indem man den Dateien Namen mit Zahlen gibt, die sie automatisch in die passende Reihenfolge bringen. So wird sichergestellt, dass niemand vor- und zurück blättern muss, wenn er oder sie bestimmte Informationen in den Unterlagen der Bewerbung sucht. Auch das mühsame Wechseln von einer Datei zur anderen fällt dann weg. Gleichzeitig zeugt die Fertigkeit, gut gestaltete Dokumente erstellen zu können, von strukturiertem Denken, was einen guten Eindruck macht.

So wird nichts vergessen

Gerade, wenn man zusätzliche Informationen oder Nachweise zur eigenen Person einreichen muss, hat man es oft mit vielen verschiedenen Dateien zu tun. Da geht schnell einmal die Übersicht verloren. Je mehr Dateien man also in einer einzigen Datei konsolidieren kann, desto besser. Abgesehen davon, dass der optische Eindruck viel besser ist, geht beim Versand solcher nicht unwichtiger E-Mails auch kein Anhang verloren, das vielleicht am Ende darüber entscheiden könnte, wer die Stelle erhält und wer nicht berücksichtigt wird.

Erfolgt der Versand nicht elektronisch, können gut strukturierte und zusammengefasste Dateien ebenfalls von Vorteil sein. Ist der gesamte Stapel erst einmal ausgedruckt, gibt es wesentlich weniger einzelne Blätter, die in die Mappe eingeheftet werden müssen. Vielmehr ist alles schon dort, wo es hingehört, und zwar in der Reihenfolge der Dateien. Und wenn man die gleichen Unterlagen vielleicht für mehrere oder spätere Bewerbungen wiederverwenden möchte, findet man sie so schon perfekt strukturiert auf der Festplatte oder in der Bewerbungsschublade.

Kein Download notwendig

Das Zusammenfügen von Dateien im PDF-Format ist natürlich mit den bereits erwähnten Programmen wie Adobe Acrobat oder Photoshop möglich. Es ist jedoch nicht notwendig, ein solches Programm herunterzuladen und dafür monatlich Geld auszugeben. Es ist möglich, die Reihenfolge der Seiten in einem bestehenden Dokument online zu ändern. Gerade für eine Bewerbungsmappe kann dies eine hervorragende Option sein. Denn je nach potenziellem Arbeitgeber müssen unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden. Darüber hinaus sind je nach Art des Arbeitgebers auch unterschiedliche Inhalte gefragt.

Aus einem vermeintlich zeitaufwendigen Arbeitsschritt im Rahmen einer Bewerbung wird mit den richtigen Hilfsmitteln so ein ganz einfacher Schritt. Alles, was es dazu braucht, sind die entsprechenden Dokumente in der richtigen Reihenfolge. Theoretisch ist es möglich, online bis zu 100 Dateien zu einem einzigen großen Dokument zu vereinen. Ob Sie jemals ein solches Dokument erstellen werden, sei dahingestellt. Aber immerhin bedeutet diese Voraussetzung, dass man sich in Bezug auf die Dateigröße zumindest bei der Erstellung von konsolidierten PDFs keine Sorgen zu machen braucht.

Ein Nutzen weit über die Bewerbung hinaus

Die Bewerbung um eine neue Stelle ist nur ein kleiner Teil der Verwendungszwecke für konsolidierte PDF-Dateien. Auch nach der Bewerbung kann es nützlich sein, über diese Option zu verfügen, um eine gewisse Kommunikation mit dem Arbeitgeber oder dem Auftraggeber bei Remote-Arbeit zu führen. Wenn eine elektronische Version des unterschriebenen Dokuments für den Arbeitsvertrag ausreicht, kann man die einzelnen Seiten bequem mit dem Smartphone einscannen und mit einer leichten Nachbearbeitung an den zukünftigen Arbeitgeber zurückschicken. In Zeiten, in denen in immer weniger Haushalte über einen Scanner verfügen, ist dies natürlich eine sehr praktische Art und Weise.

Man muss sich zudem nicht nur auf das Berufsleben beschränken, wenn man den Nutzen von zusammengefügten PDF-Dateien betrachtet. Wer sich in einem Verein engagiert oder auch sonst Dinge in elektronischen Dateien zusammenfasst, wird froh sein, solche Mittel nutzen zu können. Dabei ist es nicht einmal zwingend notwendig, diese Dateien am Ende auch zu versenden. Alleine schon das Speichern und Auffinden der Dateien ist deutlich einfacher, wenn man nicht einen großen Stapel von Dateien mühsam durchsuchen muss. Auch das Auffinden einzelner Inhalte ist einfacher, wenn man nur eine Datei zu durchsuchen hat und nicht erst die richtige Datei finden muss.

Alles, was in einem Büro voller Papierdokumente stört, ist auch in elektronischer Form ein Hindernis. Aus diesem Grund ist es mehr als wichtig, dass die verschiedenen Dokumente gut organisiert sind. Sonst verbringt man mehr Zeit damit, Dokumente zu suchen, anstatt sie zu nutzen. Zusammengefasste PDF-Dateien sind ein Schritt zu einer besseren Büroorganisation. Ob es sich dabei um den Schreibtisch am Arbeitsplatz handelt oder um das Home-Office, in dem man seinen Hobbys nachgeht, spielt dabei keine große Rolle. Am Ende bleibt so nämlich viel mehr Zeit, sich den wesentlichen Dingen im Leben zu widmen.

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